SECOP II proveedores
En la búsqueda de facilitar la participación y de promover la competitividad en los procesos contractuales dentro del sistema de contratación pública, la Agencia Nacional de Contratación Pública ha dejado a disposición en SECOP II una serie de manuales y guías para proveedores.
Accede a cualquier manual de proveedores para el uso del SECOP II que sea de tu necesidad.
Cómo realizar el registro en SECOP II para proveedores
A través de esta guía aprenderás a realizar un registro en SECOP II, además de la creación de una cuenta de proveedor. Una vez que crees tu cuenta, podrás participar en los procesos de contratación que ofrece la plataforma.
¿Cuál es la documentación requerida para hacer el registro de la cuenta de Proveedor?
- Certificación de existencia y cédula (en caso de ser persona natural) o representación legal.
- Certificación de experiencia.
- Auditoría de los estados financieros a partir del 31 de diciembre del anterior año, suscrito con notas por el representante legal.
- Certificación de capacidad organizacional y financiera.
- De manera opcional, el RUP.
Podrás descargar en SECOP II los formatos para la certificación de experiencia y los indicadores de capacidad organizacional y financiera haciendo clic aquí, más precisamente en el área de "Formatos" y luego "Proveedores".
En caso de que seas una persona natural sin obligación de llevar contabilidad, podrás anexar una constancia donde se indique esta situación, que es igual a los indicadores de capacidad organizacional y financiera y los estados financieros.
¿Cómo hago para registrarme en el SECOP II?
Tal como hemos explicado en la página principal, el registro de usuario es igual tanto para compradores como para proveedores y allí están sus respectivos pasos. Por lo tanto, aquí solo vamos a explicar todo lo relacionado al registro de proveedores.
Una vez creada tu cuenta de usuario administrador, deberás realizar la creación o solicitud de acceso a una entidad. Luego deberás completar con información de contacto y datos generales la cuenta de proveedor. Después, se debe anexar la documentación requerida para hacer el registro de esta cuenta.
Finalizada la creación de la cuenta de usuario proveedor, deberás pedir el acceso a la cuenta empresarial en la que trabajas. Cuando SECOP II encuentre esta cuenta, te dará la posibilidad de hacer clic en la opción de "Solicitud de acceso". De esta manera le indicas a SECOP II que ya podrás hacer uso de tu usuario y actuar como proveedor desde esta cuenta. También está la opción de tener acceso a más de una cuenta de empresas, una vez que los usuarios administradores de dichas cuentas acepten tu solicitud.
Terminado con el proceso de solicitud de acceso, se puede dar aceptación a las solicitudes de ingreso a otros usuarios proveedores, ya que eres usuario administrador responsable del acceso de otros usuarios proveedores que soliciten ingresar a esta cuenta.
Para conocer detalladamente y realizar estos pasos exitosamente, puedes acceder a la guía de SECOP II para registro de proveedores.
SECOP II ofertas: Guía para presentarlas
Mediante esta guía aprenderás a presentar ofertas en SECOP II. Recuerda que para realizar esto, deberás contar con la creación de una cuenta con usuarios asociados a esta.
Importante: Si se trata de una contratación de selección abreviada de menor cuantía, deberás manifestar interés de manera previa a través de SECOP II para poder presentar la oferta. En caso de que presentes tu oferta como proponente plural, tendrás que realizar el consorcio o la unión temporal mediante el SECOP II y hacer la presentación de la oferta a través de esa cuenta.
Dicho esto, para presentar una oferta, primero debemos empezar buscando procesos de contratación. Aquí puedes seguir los pasos mencionados en la página principal de este sitio, en la parte de "Búsqueda de procesos".
Una vez encontrado el proceso de contratación que sea de tu interés, deberás suscribirte al mismo. Cuando ya estés suscrito, tendrás que presentar la oferta con la documentación o requerimientos que la entidad estatal pida.
También tienes la opción de modificar la oferta antes de la fecha límite de presentación. En este caso, la plataforma de SECOP II te solicitará que quites la oferta que has presentado anteriormente para enviar la nueva versión.
Además, cuentas también con la alternativa de retirar de manera definitiva la oferta. Es importante que sepas que solo podrás retirar la oferta previamente a la fecha límite de presentación de ofertas.
Para conocer detalladamente y realizar estos pasos exitosamente, puedes acceder a la Guía de SECOP II para presentar ofertas.
Guía para presentar observaciones en el SECOP II
Con esta guía aprenderás cómo realizar observaciones a los pliegos borradores y definitivos de los procesos contractuales y del informe de evaluación.
Primero debemos empezar buscando procesos de contratación. Aquí puedes seguir los pasos mencionados en la página principal de este sitio, en la parte de "Búsqueda de procesos".
Una vez encontrado el proceso de contratación que sea de tu interés, deberás suscribirte al mismo. Cuando ya estés suscrito, podrás crear observaciones a los pliegos del proceso contractual, teniendo en cuenta la fecha límite para presentarlas (se deben presentar antes de que finalice esta fecha). Tanto las observaciones como las respuestas de la entidad estatal son públicas, para que el público pueda consultarlas.
Como ya hemos mencionado más arriba, también cuentas con la facultad de presentar observaciones al informe de evaluación cuando la entidad estatal lo publique. Las observaciones y las respuestas a estas también son públicas.
Para conocer detalladamente y realizar estos pasos exitosamente, puedes acceder a la Guía de SECOP II para presentar observaciones.
Guía para manifestar interés en SECOP II
Aquí aprenderás cómo manifestar interés en SECOP II en un proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía.
Para ello, primero debes empezar buscando el proceso de contratación que sea de tu interés. Aquí puedes seguir los pasos mencionados en la página principal de este sitio, en la parte de "Búsqueda de procesos".
Finalmente, si ya encontraste el proceso de contratación que te interesa, debes suscribirte y manifestar interés en el mismo antes del vencimiento del plazo.
Para conocer detalladamente y realizar estos pasos exitosamente, puedes acceder a la Guía para manifestar interés en SECOP II.
Guía de gestión contractual para proveedores
Aquí aprenderás a conseguir la aprobación de contratos en SECOP II, realizar el envío de garantías requeridas por el ente estatal, adjuntar sus facturas y lograr la aprobación de las modificaciones contractuales.
Para ello, primero tienes que ingresar al gestor de contratos con tu cuenta de proveedor. Dentro del gestor de contratos podrás observar todos los contratos que ya han tenido adjudicación por medio del SECOP II.
Luego, se debe llevar adelante la revisión y aprobación del contrato. Dicho contrato estará dividido en 9 partes, las cuales tendrán bloqueadas a las últimas 2 hasta que aparezca el estatus de "firmado" dentro del contrato electrónico.
Una vez que apruebes el contrato, será enviado al ente estatal para que lo publique. De esta manera quedará para el conocimiento general del público y se desbloquearán las últimas dos secciones, que comprenden a "Incumplimientos" y "Modificaciones del contrato".
Ya realizada la revisión y aprobación del contrato, se procede al envío de garantías. En este momento, el proveedor deberá enviar a través de la plataforma las garantías a la entidad estatal, por lo tanto, debes encargarte de ello. Dicha garantía quedará en el estatus de "Pendiente" hasta que el ente del estado haga la revisión y aprobación de la misma.
El próximo paso es realizar el envío de facturas. Antes de proceder a la carga de la factura, tienes que radicar la misma dentro de la entidad estatal y conseguir el número de radicación. Cuando el ente estatal acepte la factura, aparecerá el estatus de "Aceptada" y cuando realices el pago se modificará a "Pagado".
Por último, se deben aprobar las modificaciones al contrato. Para ello, la entidad estatal deberá enviarte la modificación (en caso de modificar el contrato) para que la pruebes. De esta manera, el contrato aparecerá con el estatus de "En modificación". Como proveedor, deberás ingresar al contrato para tener conocimiento de las modificaciones y aprobarlas, o también hacer los cambios que precises. Estas modificaciones son enviadas nuevamente al ente estatal para que finalmente le dé su aprobación y haga la publicación definitiva.
Para conocer detalladamente y realizar estos pasos exitosamente, puedes acceder a la Guía de gestión contractual en SECOP II.
Esperamos que te hayan sido de suma utilidad todas estas guías de SECOP II para proveedores. En caso de tener más dudas o consultas por realizar, puedes acudir a la mesa de ayuda de SECOP II, donde tendrás las opciones de contar con soporte técnico vía telefónica o en línea. Todos los datos de contacto están al final de cada guía que hemos dejado en cada link de este artículo.